Faktura on-line to taka, która jest wystawiona w formacie elektronicznym. W ten sam sposób wysyłana jest także do odbiorcy – najczęściej można ją otrzymać na adres e-mail lub pobrać z serwera, na którym umieszcza faktury podmiot, który wystawia faktury online. Elektroniczne faktury to dokumenty w postaci cyfrowej.
Zwykle wystawiane są popularnym formacie danych xml, ale także pdf albo word. Powinno się podkreślić, że elektroniczna faktura jest cyfrowym odpowiednikiem tradycyjnej, papierowej faktury. Ma taką samą ważność i nie ma konieczności wystawiania faktur w dwóch formach. Najczęściej faktury elektroniczne wystawiane są przez internetowe sklepy, ale zdarza się też, że tradycyjne hurtownie i sklepy nie drukują swoim klientom faktur, tylko lubią wystawianie faktur online. Właściciele firm, którzy wystawiają niewiele faktur w miesiącu, mogą korzystać z bezpłatnych skryptów, które służą do wystawiania faktur elektronicznych. Najczęściej przy pomocy darmowej aplikacji można wystawić określoną liczbę dokumentów w miesiącu. Każdy taki program umożliwia wystawianie faktur z podatkiem VAt albo bez niego (dla osób prowadzących działalność nierejestrowaną). W przypadku wielu aplikacji, które służą do wystawiania faktur elektronicznych, nie powinno się płacić wysokiej kwoty za oprogramowanie. Najczęściej opłaca się abonament miesięczny, który nierzadko kosztuje mniej niż 30 pln. Z definicji faktura elektroniczna musi być wystawiona w elektroniczny sposób. Faktura wystawiona w formie papierowej, np. ręcznie albo przez dedykowany program komputerowy i wydrukowana to faktura tradycyjna. Wręcz o ile będzie następnie zeskanowana i wysłana mailem w formacie PDF, który jest bardzo popularny do skanów dokumentów – nie będzie stanowić e-faktury w rozumieniu ustawy. Będzie tylko dokumentem wysłanym w formie elektronicznej. Jednakowo wydrukowana e-faktura nie będzie dokumentem księgowym. Każda faktura elektroniczna istotna jest jedynie w formacie elektronicznym. Nie wolno jej drukować i w tej formie oddawać do rozliczeń.
Więcej: fakturowanie online.