Czynności prawne o szczególnym znaczeniu wymagają zachowania określonej formy oraz udziału osoby posiadającej odpowiednie uprawnienia publiczne. W polskim systemie prawnym bardzo istotną rolę w tym zakresie pełni notariusz, który działa jako osoba zaufania publicznego i tworzy zadania określone w przepisach. Jego obowiązki obejmują sporządzanie aktów notarialnych, poświadczanie podpisów, odpisów i zgodności dokumentów z oryginałem, a także przyjmowanie oświadczeń stron.
Udział notariusza jest wymagany między innymi przy zawieraniu umów sprzedaży nieruchomości, ustanawianiu hipoteki czy sporządzaniu testamentów w formie aktu notarialnego. Forma ta ma na celu zapewnienie zgodności czynności z obowiązującym prawem a także prawidłowe udokumentowanie pragnie stron.
Kancelaria notarialna stanowi miejsce, w którym realizowane są czynności notarialne oraz przechowywana jest dokumentacja związana z dokonanymi aktami. Funkcjonowanie takiej jednostki regulują przepisy określające sposób prowadzenia repertoriów, archiwizowania dokumentów oraz zasady wydawania wypisów i odpisów. W praktyce osoba planująca dokonanie czynności notarialnej powinna przedtem przygotować wymagane dokumenty, tj. dowód tożsamości, odpis z księgi wieczystej czy dokumenty potwierdzające stan cywilny, w współzależności od charakteru sprawy. Notariusz ma obowiązek zweryfikować tożsamość stron a także upewnić się, że treść czynności jest dla nich zrozumiała. W sytuacji wątpliwości dotyczących skutków prawnych, może on udzielić wyjaśnień w zakresie objętym przepisami prawa.
Zakres czynności realizowanych przez notariusza obejmuje także sporządzanie protokołów zgromadzeń wspólników spółek, przyjmowanie na przechowanie dokumentów, pieniędzy a także papierów wartościowych, a także sporządzanie aktów poświadczenia dziedziczenia. W określonych sytuacjach możliwe jest dokonanie czynności poza siedzibą, o ile przemawiają za tym szczególne okoliczności, przykładowo stan zdrowia osoby zainteresowanej. Kancelaria notarialna zobowiązana jest do zachowania tajemnicy zawodowej w odniesieniu do informacji uzyskanych w związku z wykonywanymi czynnościami. Odpowiedzialność notariusza ma charakter zarówno cywilny, jak i dyscyplinarny, co oznacza, że w przypadku naruszenia przepisów może on ponosić konsekwencje przewidziane prawem.
Istotnym elementem pracy notariusza jest czuwanie nad prawidłowym zabezpieczeniem interesów wszystkich stron czynności prawnej, przy jednoczesnym zachowaniu bezstronności. Treść aktu notarialnego powinna odzwierciedlać zgodną wolę uczestników a także uwzględniać bieżące regulacje, w tym przepisy dotyczące formy, zdolności do czynności prawnych czy ograniczeń wynikających z ustaw szczególnych. Kancelaria notarialna działa w oparciu o zawarte stawki taksy notarialnej, których maksymalna wysokość określona jest w właściwym rozporządzeniu. Wysokość opłat zależy w głównej mierze od wartości przedmiotu czynności oraz kategorii sporządzanego dokumentu. W ten sposób działalność notariusza wpisuje się w system zapewniający formalną pewność obrotu prawnego a także prawidłowe udokumentowanie ważnych zdarzeń mających znaczenie dla osób fizycznych i prawnych.
Zobacz więcej: kancelaria notarialna olsztyn.