Wraz z rozwojem przedsiębiorstwa zmienia się sposób, w jaki przetwarzane są informacje. To, co przy kilku pracownikach można było kontrolować za pomocą arkuszy i pojedynczych skryptów, przy większej liczbie operacji zaczyna wymagać bardziej uporządkowanego podejścia. Dotyczy to zwłaszcza dystrybucji, gospodarki magazynowej, księgowości a także obsługi klientów.
Decydując się na oprogramowanie Comarch, warto zatem patrzeć nie tylko na listę dostępnych funkcji, lecz również na sposób ich zastosowania w konkretnych procesach. Sama obecność określonego modułu nie oznacza jeszcze, że będzie on potrzebny wszystkim użytkownikom. Z praktycznego punktu widzenia istotniejsze jest zobowiązanie, jakie informacje mają być wprowadzane, kto będzie z nich korzystał i na jakim etapie powinna nastąpić ich dalsza obsługa. Częstym niedopatrzeniem jest próba odwzorowania każdego starego rozwiązania w nowym systemie. Niektóre procedury funkcjonowały przez lata tylko dlatego, że wcześniejsze narzędzia nie pozwalały pracować inaczej.
Przed rozpoczęciem przeróbek warto także przeanalizować wymianę dokumentów od początku do końca. Faktura, zamówienie czy dokument magazynowy może przechodzić przez kilka osób, a każda z nich może potrzebować innego zakresu informacji. Jeżeli już na którymś etapie dane są przepisywane ręcznie, pojawia się ryzyko pomyłek i dodatkowa praca. Z drugiej strony pełna automatyzacja nie zawsze jest najlepszym wyjściem. Przy nietypowych operacjach potrzebna może być sposobność ręcznej weryfikacji lub zatrzymania procesu przed jego zakończeniem. Takie przypadki trzeba uwzględnić już w trakcie projektowania sposobu pracy. Oprogramowanie Comarch może być wykorzystywane w różnych obszarach działalności, dlatego zakres konfiguracji powinien wynikać z faktycznych potrzeb, a nie z założenia, że wszystkie dostępne możliwości muszą zostać uruchomione. Ma to znaczenie też dla późniejszej obsługi systemu, ponieważ każda dodatkowa reguła, formularz czy nietypowe ustawienie zwiększa liczbę elementów, które konsumenci muszą znać.
Osobną kwestią pozostaje przygotowanie użytkowników. Wprowadzenie nowego systemu zmienia na prawdę bardzo często nie tylko wygląd ekranów, ale również kolejność wykonywania poszczególnych czynności. Osoba, która przedtem wpisywała dane w kilku miejscach, może otrzymać inne zadanie, ponieważ część informacji będzie pochodziła z wcześniejszego etapu procesu. W pierwszych tygodniach użytkowania ukazują się również pytania dotyczące sytuacji rzadkich: korekt, anulowanych dokumentów, zwrotów, przekształceń cen czy błędnie wprowadzonych danych. Nie warto ograniczać testów wyłącznie do standardowych scenariuszy. To właśnie nietypowe przypadki pokazują, czy przyjęte zasady są zrozumiałe i czy system umożliwia je obsłużyć bez budowy dodatkowych obejść. Wdrożenia Comarch powinny więc uwzględniać zarówno konfigurację, jak i sposób wykonywania zadań przez osoby, które będą pracować z systemem na co dzień. Technicznie poprawne ustawienie może okazać się niewygodne, o ile wymaga od użytkownika wykonywania wielu czynności, które nie wynikają z rzeczywistych potrzeb procesu.
Znaczenie ma także odcinek po uruchomieniu rozwiązania, kiedy można porównać założenia przyjęte przed rozpoczęciem prac z prawdziwym sposobem działania. Wtedy często wychodzą na jaw drobne kłopoty, takie jak niejasne nazwy pól, niepotrzebne uprawnienia, brak danych potrzebnych do raportu lub zbyt trudny obieg dokumentu. Nie każda zauważona różnica wymaga natychmiastowej zmiany konfiguracji. Zdarza się, że wystarczy zmiana procedury lub przeszkolenie użytkowników, a w innych sytuacjach niezbędna jest modyfikacja ustawień albo sposobu zamiany danych z innym systemem. Wdrożenia Comarch mogą także obejmować integracje, dlatego przy analizie kłopotu powinno się ustalić, w którym miejscu rzeczywiście powstaje błąd. Jeśli dane są poprawne w jednym systemie, niemniej jednak nieprawidłowe po przekazaniu do kolejnego, sama zmiana ustawień pierwszego programu nie musi rozwiązać problemu. Takie współzależności mają znaczenie w szczególności w organizacjach, w których sporo procesów opiera się na automatycznym przekazywaniu informacji między różnymi narzędziami.
Polecamy: serwis sprzętu komputerowego łódź.