Sprawne przemieszczanie towarów wśród dostawcą, magazynem i odbiorcą wymaga wcześniejszego zaplanowania wielu detali. Samo zobowiązanie terminu transportu nie wystarcza, jeśli towar nie jest przygotowany do wydania albo dokumenty zawierają nieaktualne dane. W codziennej pracy właśnie takie pozornie drobne kwestie na prawdę często powodują dodatkowe czynności.
Usługi logistyczne mogą obejmować różne fragmenty tego procesu, dlatego przed rozpoczęciem współpracy lub zmianą sposobu organizacji warto określić, jakie zadania realnie występują w danym łańcuchu dostaw. Przeciwnie wygląda obsługa towaru przy regularnych dostawach do kilku odbiorców, a przeciwnie przy sporej liczbie małych przesyłek kierowanych w różnorodne miejsca. Znaczenie ma także częstotliwość dostaw, wielkość zapasów oraz sposób przygotowania produktów. Jeżeli już magazyn otrzymuje informacje o zamówieniach zbyt późno, nawet dostępny pojazd nie rozwiązuje problemu, ponieważ przesyłka może nie być gotowa w chwili planowanego odbioru.
W praktyce część obowiązków związanych z logistyką może pozostać po stronie przedsiębiorstwa, a inne mogą zostać przekazane zewnętrznemu wykonawcy. Logistyka zewnętrzna nie ma jednego, stałego zakresu. W zależności od przyjętego modelu może dotyczyć przewozów, magazynowania, kompletowania produktów, obsługi zwrotów albo kilku tych czynności jednocześnie. Taki podział wymaga dokładnego ustalenia zasad przekazywania towaru oraz informacji. Zwłaszcza ważne są sytuacje odbiegające od planu. Jeśli odbiorca zmieni godzinę dostawy, należy mieć świadomość tego, kto przekazuje tę informację, kto aktualizuje dane i kto podejmuje decyzję o następnym postępowaniu. Tak samo wygląda sytuacja przy brakach w dostawie albo różnicy w gronie dokumentacją a rzeczywistą liczbą sztuk. Niejasne procedury powodują wtedy, że kilka osób projektuje te same czynności kontrolne lub oczekuje na decyzję innej strony. Przy podejmowaniu zakresu obsługi warto zatem uwzględnić też takie przypadki, a nie ograniczać się do standardowego przebiegu zlecenia.
W większych procesach wykorzystywany jest operator logistyczny, który może przejąć koordynację określonych etapów przepływu produktów. Zakres jego zadań zależy od ustaleń i może obejmować zarówno czynności magazynowe, jak i organizację transportu. Z perspektywy codziennej pracy istotne jest jednak to, czy wszystkie strony korzystają z aktualnych informacji. Dane o stanie magazynowym, liczbie przygotowanych przesyłek, terminach odbioru czy zmianach w zamówieniu powinny być dostępne w sposób uporządkowany. W przeciwnym wypadku łatwo o sytuację, w której transport został zaplanowany na podstawie wcześniejszych danych. Problem może być nieduży przy pojedynczym zleceniu, lecz przy dużej liczbie przesyłek podobne rozbieżności zaczynają wpływać na kolejne operacje. Warto też pamiętać, że szybkość działania nie za każdym razem znaczy wykonanie większej liczby czynności w krótszym czasie. Jeżeli przyspieszenie jednego etapu powoduje więcej pomyłek podczas kompletacji lub testom dokumentów, część zaoszczędzonego czasu może zostać później wykorzystana na poprawki.
Na sposób prowadzenia procesów wpływa także charakter przechowywanych produktów i warunki, w jakich odbywa się ich przemieszczanie. Towary kruche, ciężkie, wielkogabarytowe lub wymagające określonego sposobu składowania mogą wymagać innych rozwiązań niż produkty proste do magazynowania i pakowania. Znaczenie moraz układ przestrzeni. O ile towary na prawdę często pobierane znajdują się daleko od stanowiska kompletacji, pracownicy pokonują dodatkową drogę przy każdym zamówieniu. Przy niewielkiej liczbie operacji może być to niewiele zauważalne, lecz wraz ze wzrostem liczby wysyłek różnica staje się większa. Jednakowo działa sezonowe powiększenie zapotrzebowania, które może obciążyć jednocześnie magazyn, transport i obsługę dokumentów. Analizując organizację logistyki, warto zatem obserwować nie tylko i wyłącznie finalny termin dostawy, niemniej jednak także czas niezbędny na poszczególne czynności, liczbę korekt oraz miejsca, w których najczęściej powstają przestoje. Takie dane pokazują, które elementy procesu wymagają dokładniejszego zaplanowania i gdzie występują ograniczenia wynikające z przyjętego sposobu pracy.
Zobacz: magazynowanie Kraków.