Zakres wiedzy potrzebnej na danym stanowisku nie jest stały. Zmieniają się programy komputerowe, procedury, oczekiwania dotyczące dokumentacji, a w pewnych sytuacjach także sam podział zadań w zespole. Z tego względu określenie tematu zajęć warto zacząć od obserwacji codziennej pracy, a nie od gotowego katalogu zagadnień.
Szkolenia dla firm mogą obejmować bardzo różnorakie obszary, natomiast ich zakres powinien odpowiadać temu, z czym pracownicy realnie spotykają się podczas wykonywania swoich obowiązków. W praktyce pomocne jest zebranie informacji od kilku osób, ponieważ kierownik może zwracać uwagę na inne kłopoty niż pracownik realizujący zadanie wprost. Czasami okazuje się, że trudność nie wynika z braku wiedzy, lecz z niejasnego podziału odpowiedzialności lub procedury, która jest stosowana w różny sposób przez poszczególne osoby. W takiej okoliczności samo szkolenie nie rozwiązuje źródła problemu i powinno się oddzielić kwestie wymagające nauki od tych związanych z organizacją pracy.
Innego podejścia wymagają zajęcia przeznaczone dla osób o różnym doświadczeniu. Nowy pracownik może potrzebować dokładnego wyjaśnienia podstaw, podczas gdy osoba pracująca na danym stanowisku od kilku lat będzie oczekiwała przede wszystkim rozwiązania konkretnych problemów. Połączenie takich grup jest możliwe, niemniej jednak wymaga rozsądnego dobrania poziomu materiału. Przy zbyt bardzo szybkim tempie część uczestników zaczyna gubić kolejne etapy, a przy zbyt wolnym pojawia się problem niewykorzystanego czasu. Kursy dla firm mogą być zatem projektowane dla całego działu albo dla mniejszych grup o zbliżonych zadaniach. Znaczenie ma również liczba uczestników. Przy ogromnej grupie dużo trudniej przeznaczyć odpowiednią ilość czasu na indywidualne pytania i ćwiczenia, jednak mniejszy skład ułatwia wychwycenie błędów pojawiających się w trakcie wykonywania zadań. Nie jest to jednakże jedynie kwestia komfortu pracy podczas zajęć, ponieważ wpływa również na ilość materiału, którą można faktycznie przepracować w określonym czasie.
W sytuacji szkoleń praktycznych warto wcześniej ustalić, na czym uczestnicy będą pracować. Jeżeli już zajęcia dotyczą konkretnego kodu, różnice między wersjami albo konfiguracją systemu mogą mieć znaczenie dla przebiegu ćwiczeń. Tak samo jest z procedurami wewnętrznymi, które mogą wyglądać całkiem inaczej w zależności od zakresu obowiązków. W pewnych przypadkach przygotowany przedtem materiał jest modyfikowany dopiero po poznaniu warunków pracy uczestników. Takie zmiany nie muszą oznaczać rozszerzania kodu. Nierzadko bardziej użyteczne okazuje się usunięcie części zagadnień, które nie mają wykorzystania, i przeznaczenie tego czasu na kłopoty występujące regularnie. Przydatne jest również zachowanie proporcji między teorią a ćwiczeniami. Sama prezentacja informacji pozwala przekazać dużą ilość treści, ale nie pokazuje, czy uczestnik potrafi wykorzystać ją w trakcie wykonywania zadania. Z kolei nadmiar ćwiczeń bez wyjaśnienia podstaw może prowadzić do mechanicznego powtarzania czynności bez zrozumienia ich przyczyny.
Na sposób prowadzenia zajęć wpływają też warunki, w jakich pracuje zespół. Osoby wykonujące obowiązki wymagające stałej obsługi klientów, kontaktu telefonicznego albo nadzorowania procesów nie zawsze mogą jednocześnie uczestniczyć w długim spotkaniu. W takich okolicznościach trzeba uwzględnić przerwy, zmiany pracowników lub podział materiału na krótsze części. Konsekwencją jest czasami konieczność prowadzenia kilku sesji zamiast jednego szkolenia dla całego zespołu. Po zakończeniu zajęć warto zwrócić uwagę na pytania pojawiające się podczas późniejszej pracy. Dopiero wówczas można zauważyć, które elementy zostały zrozumiane bez większych trudności, a które wymagają dodatkowego wyjaśnienia. Informacje te mogą być fundamentem do zmiany kolejnych zajęć, przygotowania dodatkowych materiałów lub korekty skryptu, w szczególności gdy podobne kłopoty powtarzają się u większej liczby pracowników.
Zobacz: szkolenia.