Zmiana systemu wykorzystywanego w codziennej pracy przedsiębiorstwa zwykle wiąże się z większą liczbą wyborów, niż wynikałoby to z samego wyboru kodu. Przed rozpoczęciem prac powinno się ustalić, jakie informacje są obecnie wykorzystywane, gdzie powstają dane i w jaki sposób trafiają w gronie poszczególnymi działami. W praktyce problemy często ukazują się nie podczas samej instalacji, lecz przy próbie odwzorowania dotychczasowych procesów.
Jeden dział może stosować inne oznaczenia niż drugi, a część danych może być przechowywana w arkuszach lub osobnych aplikacjach. W takich ustaleniach wdrożenia Comarch wymagają wcześniejszego uporządkowania sposobu pracy, ponieważ przeniesienie niejednolitych informacji do nowego środowiska może w przyszłości utrudniać ich użycie. Istotne staje się także postanowienie, które czynności powinny zostać wykonane automatycznie, a które nadal będą wymagały udziału pracownika.
Zakres prac zależy w głównej mierze od tego, jak rozbudowana jest organizacja i ilu użytkowników będzie skorzystać z poszczególnych funkcji. Całkiem inaczej wygląda przygotowanie systemu dla niewielkiego przedsiębiorstwa, a inaczej dla firmy, w której sprzedaż, magazyn, księgowość i administracja korzystają ze wspólnych danych. Oprogramowanie Comarch może obejmować różne obszary działalności, dlatego przed konfiguracją powinno się określić, jakie moduły są w rzeczywistości potrzebne. Sam dostęp do większej liczby funkcji nie oznacza konieczności ich uruchamiania. Zbyt rozbudowana konfiguracja może powodować, że pracownicy będą mieli do dyspozycji warianty, których nie wykorzystują we własnejej pracy. Z kolei zbyt wąski zakres może prowadzić do pozostawienia części procesów poza systemem. Takie decyzje mają w późniejszym czasie wpływ na sposób rejestrowania operacji i przepływ informacji między stanowiskami.
Osobnym zagadnieniem pozostaje przygotowanie danych przed rozpoczęciem właściwej pracy. W kartotekach mogą znajdować się nieużywane pozycje, powtarzające się kontrahenci, stare oznaczenia produktów czy informacje, które wymagają aktualizacji. Przeniesienie wszystkiego bez wcześniejszej sprawdzeniu nie za każdym razem jest rozsądnym rozstrzygnięciem, ale całkowite pominięcie starszych danych także może utrudnić dostęp do potrzebnych informacji. W praktyce zakres migracji powinien być ustalany na podstawie tego, jakie dane są potrzebne w kolejnej pracy a także jakie obowiązki wymagają zachowania wcześniejszych zapisów. Znaczenie ma także sposób nadawania uprawnień. Pracownik zajmujący się magazynem nie musi posiadać takiego samego dostępu jak osoba prowadząca rozliczenia, a sposobność wykonywania określonych operacji powinna odpowiadać zakresowi zadań. Wdrożenia Comarch obejmują więc również decyzje organizacyjne, które nie są widoczne na ekranie skryptu, niemniej jednak wpływają na późniejszy czassze użytkowanie z systemu.
Pierwszy okres po uruchomieniu rozwiązania daje możliwość zweryfikować, czy przyjęte przedtem założenia odpowiadają faktycznym sytuacjom występującym w biznesie. Dopiero w trakcie codziennej pracy mogą ujawnić się nietypowe przypadki, brakujące ustawienia albo procedury, które na etapie przygotowań wydawały się wystarczające. Z tego względu istotne jest zbieranie informacji od osób, które faktycznie wykonują poszczególne operacje. Ich sugestie mogą dotyczyć choćby liczby wykonywanych czynności, kolejności wprowadzania danych czy sytuacji występujących tylko w określonych okresach roku. Oprogramowanie Comarch jest wówczas nie tyle samodzielnym elementem organizacji pracy, ile narzędziem, którego konfiguracja musi uwzględniać przyjęte zasady działania. Każda zmiana może posiadać konsekwencje w innym obszarze, dlatego modyfikowanie ustawień wymaga sprawdzenia, jak wpłynie ono na pozostałe procesy i użytkowników.
Sprawdź tutaj: comarch optima.